Klauzula informacyjna dotycząca poufności

Wiadomości nadawane przez pracowników Solar Company S.A. są przeznaczone jedynie dla osoby lub podmiotu będącego jej adresatem. Przeglądanie tych informacji, przesyłanie, rozpowszechnianie lub inne wykorzystywanie przez osoby niebędące zamierzonym adresatem jest zabronione i może stanowić naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jeżeli nie jest Pani/Pan adresatem otrzymanej wiadomości, prosimy o natychmiastowe jej usunięcie oraz powiadomienie nadawcy o zaistniałej sytuacji. Dziękujemy.

Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych kontrahentów w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą

(na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO)

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest Solar Company Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Torowej 11, 61-315 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000385070, NIP: 7791019139, nr Regon: 630371711, o kapitale zakładowy w wysokości 25.677.260,00 zł w całości wpłaconym, tel. 61 871 30 20, e-mail: info@solar.com.pl, zwaną dalej Solar.

Jak się z nami skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych?

W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami mailowo pisząc na adres: ochronadanych@solar.com.pl lub listownie: Solar Company S.A., Ochrona Danych Osobowych, ul. Torowa 11, 61-315 Poznań.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

1. W związku z przygotowaniem do zawarcia umowy, nawiązania współpracy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
2. W związku z wykonywaniem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO), w tym:
• realizacja zadań związanych z przedmiotem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• dostarczenie zamówionego towaru (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• sporządzenie dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
• wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności rachunkowo-podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
• przechowywanie danych dla celów archiwalnych wynikających z odrębnych przepisów (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

3. W związku z otrzymaniem od Państwa zapytania o możliwość przesłania Państwa oferty (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).
4. W celu przekazywania informacji na uzasadnione żądanie organów państwowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
5. W celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Solar (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) takiego jak:

• działalność marketingowa Solar,
• nawiązywania lub utrzymywania relacji biznesowych, w tym prowadzenie korespondencji lub kontaktów telefonicznych oraz przygotowanie do nawiązania współpracy,
• weryfikacja sytuacji kontrahenta, w szczególności jego kondycji finansowej,
• prowadzenie działań w zakresie jakości sprzedawanych produktów,
• utrwalenie Państwa wizerunku w związku z przebywaniem na terenie lub w obrębie przedsiębiorstwa Spółki w celu zapewnienia bezpieczeństwa osobom i mieniu,
• dochodzenie roszczeń, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
• archiwizacja i prowadzenie analiz statystycznych.

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe mogą być przez Solar ujawniane:

1. partnerom handlowym, w szczególności dostawcom, spółce-córce, podmiotom świadczącym na rzecz Solar usługi, w tym usługi marketingowe, doradcze, prawne, notarialne, audytorskie, tłumaczeń, bankowe, informatyczne, archiwizacyjne, windykacyjne, kurierskie i pocztowe,
2. podmiotom i organom, którym Solar jest obowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym organom państwowym (jak organy ścigania, sądy, Krajowa Administracja Skarbowa),
3. projektantom wykonującym projekty instalacji w sklepach Solar, wynajmującym i zarządcom powierzchni handlowych, z których korzysta Solar,
4. podmiotom, do których udostępnienie Państwa danych osobowych następuje na podstawie Państwa zgody.

Jakie są Państwa prawa w związku z przekazanymi nam danymi osobowymi?

Przysługuje Pani/Panu, w zakresie wynikającym z RODO, prawo do żądania dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych. Ponadto mają Państwo prawo do uzyskania od administratora potwierdzenia, że Pani/Pana dane są przetwarzane.

Jeśli uzyskaliśmy Pani/Pana zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ma Pani/Pana prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Aby wykonać swoje prawa, prosimy o kontakt mailowy na adres: ochronadanych@solar.com.pl lub listownie: Solar Company S.A., Ochrona Danych Osobowych, ul. Torowa 11, 61-315 Poznań.

Mogą Państwo również złożyć skargę do właściwego organu nadzoru, którym jest  Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Przez jaki okres przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, do czasu wygaśnięcia obowiązków przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa (np. wynikającego z obowiązujących przepisów podatkowych lub rachunkowych), lub do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń wynikających z tej umowy.

Państwa dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu ewentualnego odwołania przez Państwa tej zgody.

Państwa dane osobowe przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego będą przetwarzane przez okres wypełnienia tego obowiązku prawnego.

W przypadku danych, których podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes administratora, dane te będą przetwarzane do czasu zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu, chyba że Solar wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub wykaże istnienie podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest wymogiem, który w zależności od celu przetwarzania wynikać może z obowiązujących przepisów prawa lub być niezbędne do zawarcia i realizacji umowy z Solar. Odmowa podania przez Panią/Pana danych osobowych uniemożliwi zawarcie i realizację umowy. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz w sytuacji ich nie podania Solar nie będzie mógł podjąć zamierzonych działań.

Czy Państwa dane osobowe są przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub do organizacji międzynarodowych lub przetwarzane w związku z zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji?

Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.

Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w związku z zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji.

Klauzula informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych kontrahentów w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą

(na podstawie art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO)

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie Państwa danych osobowych?

Administratorem Państwa danych osobowych jest Solar Company Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Torowej 11, 61-315 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000385070, NIP: 7791019139, nr Regon: 630371711, o kapitale zakładowy w wysokości 25.677.260,00 zł w całości wpłaconym, tel. 61 871 30 20, e-mail: info@solar.com.pl, zwaną dalej Solar.

Jak się z nami skontaktować w kwestiach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych?

W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami mailowo pisząc na adres: ochronadanych@solar.com.pl lub listownie: Solar Company S.A., Ochrona Danych Osobowych, ul. Torowa 11, 61-315 Poznań.

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

1. W związku z przygotowaniem do zawarcia umowy, nawiązania współpracy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
2. W związku z wykonywaniem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO), w tym:
• realizacja zadań związanych z przedmiotem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• dostarczenie zamówionego towaru (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO),
• sporządzenie dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
• wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności rachunkowo-podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
• przechowywanie danych dla celów archiwalnych wynikających z odrębnych przepisów (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

3. W związku z uzgodnieniem i realizacją projektu architektonicznego sklepu (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
4. W celu przekazywania informacji na uzasadnione żądanie organów państwowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
5. W celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Solar (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) takiego jak:

• • działalność marketingowa Solar,
  • nawiązywania lub utrzymywania relacji biznesowych oraz przygotowanie do nawiązania współpracy,
  • weryfikacja sytuacji kontrahenta, w szczególności jego kondycji finansowej,
  • prowadzenie działań w zakresie jakości sprzedawanych produktów,
  • dochodzenie roszczeń, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych,
  • archiwizacja i prowadzenie analiz statystycznych.

Jakie dane osobowe przetwarzamy i skąd one pochodzą?

Możemy przetwarzać następujące dane: imię (imiona), nazwisko, stanowisko lub wykonywany zawód, nr uprawnień zawodowych, nr telefonu, adres poczty elektronicznej, podpis odręczny, zdjęcie, informacje na temat przebiegu kariery zawodowej, PESEL (np. otrzymując pismo opatrzone Państwa podpisem elektronicznym), w przypadku przedsiębiorców dodatkowo adres prowadzonej działalności gospodarczej, NIP, nr REGON, nr rachunku bankowego, dane o dowodzie tożsamości lub dane zawarte w rejestrach publicznych.

Dane te pozyskaliśmy od Państwa pracodawcy, zleceniodawcy lub mocodawcy, od innego kontrahenta w związku z realizacją umowy lub realizując inny interes prawny, od Państwa wierzyciela lub też ze źródeł publicznie dostępnych, jak rejestr KRS, CEIDG, REGON.

Komu udostępniamy Państwa dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe mogą być przez Solar ujawniane:

1. partnerom handlowym, w szczególności dostawcom, spółce-córce, podmiotom świadczącym na rzecz Solar usługi, w tym usługi marketingowe, doradcze, prawne, notarialne, audytorskie, tłumaczeń, bankowe, informatyczne, archiwizacyjne, windykacyjne, kurierskie i pocztowe,
2. podmiotom i organom, którym Solar jest obowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym organom państwowym (jak organy ścigania, sądy, Krajowa Administracja Skarbowa),
3. projektantom wykonującym projekty instalacji w sklepach Solar, wynajmującym i zarządcom powierzchni handlowych, z których korzysta Solar,
4. podmiotom, do których udostępnienie Państwa danych osobowych następuje na podstawie Państwa zgody.

Jakie są Państwa prawa w związku z przekazanymi nam danymi osobowymi?

Przysługuje Pani/Panu, w zakresie wynikającym z RODO, prawo do żądania dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych. Ponadto mają Państwo prawo do uzyskania od administratora potwierdzenia, że Pani/Pana dane są przetwarzane.

Jeśli uzyskaliśmy Pani/Pana zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ma Pani/Pana prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Aby wykonać swoje prawa, prosimy o kontakt mailowy na adres: ochronadanych@solar.com.pl lub listownie: Solar Company S.A., Ochrona Danych Osobowych, ul. Torowa 11, 61-315 Poznań.

Mogą Państwo również złożyć skargę do właściwego organu nadzoru, którym jest  Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Przez jaki okres przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, do czasu wygaśnięcia obowiązków przetwarzania danych wynikających z przepisów prawa (np. wynikającego z obowiązujących przepisów podatkowych lub rachunkowych), lub do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń wynikających z tej umowy.

Państwa dane osobowe przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego będą przetwarzane przez okres wypełnienia tego obowiązku prawnego.

W przypadku danych, których podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes administratora, dane te będą przetwarzane do czasu zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu, chyba że Solar wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub wykaże istnienie podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Czy Państwa dane osobowe są przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub do organizacji międzynarodowych lub przetwarzane w związku z zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji?

Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.

Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w związku z zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji.

Inne klauzule informacyjne w zakresie RODO

Klauzula informacyjna dla klientów detalicznych znajduje się tutaj 

Klauzula informacyjna dla akcjonariuszy znajduje się tutaj

Klauzula informacyjna w zakresie statusu wielkości przedsiębiorstwa

Na podstawie art. 4c Ustawy z dnia 8.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych Solar Company S.A. oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu tej ustawy.

Informacja o treści Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych obowiązującej w Solar Company S.A.

 §1

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza procedura określa sposób przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami, zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
2. Ilekroć w niniejszej procedurze mowa jest o:
   a) Procedurze – rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych obowiązującą w Solar Company S.A.,
   b) Obowiązanym – rozumie się przez to Solar Company S.A.
   c) Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażystę, wolontariusza, praktykanta, funkcjonariusza służb i żołnierza;
   d) zgłoszeniu - należy przez to rozumieć zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;
   e) zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć przekazanie Obowiązanemu informacji o naruszeniu prawa;
   f) zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;
   g) naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności i  praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej;
   h) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Obowiązanego w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
   i) działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;
   j) informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
   k) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną Sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
   l) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
   m) osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
   n) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
   o) osobie powiązanej z Sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
   p) Komisja ds. etyki - wyznaczona jednostka organizacyjna Obowiązanego, składająca się z bezstronnych członków wskazanych przez zarząd Obowiązanego, do których zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do Sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych;
   q) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928).
3. Przepisy Procedury stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą.
4. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych, obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
5. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych w poszczególnych organach publicznych są zawarte na stronach internetowych tych organów. Obowiązany udostępnia w firmowym intranecie informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych wraz ze znanymi mu odnośnikami do stron internetowych tych organów lub przesyła te informacje na żądanie osoby zainteresowanej.

 §2

Zgłoszenia wewnętrzne

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Nie korzysta z ochrony osoba, która dokonuje zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło. Osoba taka może natomiast na podstawie art. 57 ustawy podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
3. Zgłoszenie wewnętrzne przyjmowane jest pisemnie:
   a) w formie papierowej - w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „zgłoszenie naruszenia prawa”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej na Zarząd Solar Company S.A., ul. Torowa 11, 61-315 Poznań,
   b)  w formie elektronicznej na dedykowany adres e-mail zgloszenienaruszenia@solar.com.pl.
4. Zgłoszenie wewnętrze powinno zawierać przede wszystkim:
   a) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
   b) wskazanie kontekstu związanego z pracą, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa,
   c) datę oraz miejsce wystąpienia naruszenia prawa,
   d) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa wraz, co jest zalecane, ze wskazaniem przepisów, które mogą być naruszone, 
   e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, 
   f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, 
   g) adres przeznaczony do kontaktu z Sygnalistą tj. adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej.
5. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych u Obowiązanego upoważniona jest Komisja ds. etyki.
6. Komisja ds. etyki w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego przesyła Sygnaliście potwierdzenie przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego na podany przez Sygnalistę adresu do kontaktu.
7. Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6 nie zostanie wysłane jeżeli Sygnalista nie wskaże adresu do kontaktu.
8. Każde zgłoszenie wewnętrzne jest rejestrowane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. Z upoważnienia Obowiązanego rejestr prowadzi Komisja ds. etyki. Rejestr zgłoszeń obejmuje informacje wskazane w ustawie.
9. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§3

Zgłoszenia anonimowe

Obowiązany nie przewiduje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.

§4

Działania następcze

1. Upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z Sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej jest Komisja ds. etyki.
2. Działania następcze należy podejmować bez zbędnej zwłoki oraz z zachowaniem należytej staranności.
3. Komisja ds. etyki:
   a) może wystąpić do Sygnalisty z prośbą o dodatkowe informacje, jeżeli zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera informacji, o których mowa w ust. § 2 ust. 4 lub innych niezbędnych do jego przeprocedowania;
   b) jeżeli zgłoszenie wewnętrzne zawiera informacje, o których mowa w ust. § 2 ust. 4, wszczyna postępowanie wyjaśniające mające na celu wyjaśnienie i zweryfikowanie informacji wskazanych w zgłoszeniu wewnętrznym;
   c) może podjąć decyzję o odstąpieniu od dalszych czynności postępowania wyjaśniającego jeżeli ocena zgłoszenia wewnętrznego wykaże nieprawdziwość lub nieistotność informacji w nim zawartych
   d) może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Komisja ds. etyki informuje Sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty;
4. Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja ds. etyki może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Obowiązanego celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów, będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
5. Komisja ds. etyki może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Obowiązanego lub podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
6. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa podejmowane są dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.
7. Komisja ds. etyki przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy licząc od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, o którym mowa w § 2 ust. 6; a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, informacja zwrotna zostanie przekazana w terminie 3 miesięcy licząc od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Informacja zwrotna nie zostanie przekazana jeżeli Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§5

Zakaz działań odwetowych

Wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą, nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

§6

Dane osobowe

1. Obowiązany jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjęciem zgłoszenia, a także w związku z prowadzeniem działań następczych oraz prowadzeniem rejestru zgłoszeń, o którym mowa w § 2 ust. 8.
2. Do przetwarzania danych osobowych uprawnione są również osoby wskazane w Procedurze, które zostały pisemnie upoważnione do przyjmowania lub weryfikacji zgłoszeń.
3. Obowiązany przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia nie są zbierane, a w przypadku zebrania są usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

§7

Ochrona poufności tożsamości Sygnalisty

Obowiązany zapewnia poufność tożsamości Sygnalisty w granicach określonych w ustawie.

§8

Postanowienia końcowe

Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u Obowiązanego.

Klauzula informacyjna dla Sygnalisty

Zgodnie z art. 13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Solar Company Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Torowej 11, 61-315 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000385070, NIP: 7791019139, nr Regon: 630371711, o kapitale zakładowy w wysokości 25.677.260,00 zł w całości wpłaconym, tel. 61 871 30 20, e-mail: info@solar.com.pl
2. W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się mailowo pisząc na adres: ochronadanych@solar.com.pl lub listownie: Solar Company S.A., Ochrona Danych Osobowych, ul. Torowa 11, 61-315 Poznań
3. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe zawarte w zgłoszeniu wewnętrznym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928 z późniejszymi zmianami) w celu obsługi zgłoszenia i realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Dane osobowe przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zostaną zakończone działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. Odbiorcą danych osobowych mogą być inne podmioty współdziałające z Administratorem przy realizacji celów przetwarzania określonych w p. 3. Podmioty, którym mogą zostać udostępnione dane osobowe, zobowiązują się do zachowania poufności oraz wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, gwarantujących ochronę powierzonych danych osobowych. Dane osobowe nie będą ujawniane osobom nieupoważnionym.
5. Przysługuje Pani/Panu, w zakresie wynikającym z RODO, prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w razie przetwarzania danych osobowych z naruszeniem przepisów.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane przez Administratora na zasadach zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
8. Administrator nie będzie przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich (poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy) lub do organizacji międzynarodowych.
9. Dane osobowe podawane są przez Panią/Pana dobrowolnie, jednak ich podanie jest wymogiem koniecznym dla realizacji celów przetwarzania określonych w p. 3.

Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie

Zgodnie z art. 14 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)(Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Solar Company Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Torowej 11, 61-315 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000385070, NIP: 7791019139, nr Regon: 630371711, o kapitale zakładowy w wysokości 25.677.260,00 zł w całości wpłaconym, tel. 61 871 30 20, e-mail: info@solar.com.pl
2. W kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się mailowo pisząc na adres: ochronadanych@solar.com.pl lub listownie: Solar Company S.A., Ochrona Danych Osobowych, ul. Torowa 11, 61-315 Poznań
3. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe zawarte w zgłoszeniu wewnętrznym na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928 z późniejszymi zmianami) w celu obsługi zgłoszenia i realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Dane osobowe przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zostaną zakończone działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
4. Odbiorcą danych osobowych mogą być inne podmioty współdziałające z Administratorem przy realizacji celów przetwarzania określonych w p. 3. Podmioty, którym mogą zostać udostępnione dane osobowe, zobowiązują się do zachowania poufności oraz wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, gwarantujących ochronę powierzonych danych osobowych. Dane osobowe nie będą ujawniane osobom nieupoważnionym.
5. Przysługuje Pani/Panu, w zakresie wynikającym z RODO, prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) w razie przetwarzania danych osobowych z naruszeniem przepisów.
7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane przez Administratora na zasadach zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
8. Pani/Pana dane przetwarzane przez Administratora zostały pozyskane w zgłoszeniu wewnętrznym składanym przez Sygnalistę, którego tożsamość podlega ochronie wynikającej z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024r., poz. 928 z późniejszymi zmianami).
9. Administrator nie będzie przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich (poza Unię Europejską lub Europejski Obszar Gospodarczy) lub do organizacji międzynarodowych.